सामग्री
- एक्सेलमधील डेटा वर्डमध्ये विलीन करण्यास शिका
- मेल विलीनीकरणासाठी डेटा तयार करा
- स्प्रेडशीट डेटा आयोजित करा
- मेल विलीनीकरण प्राप्तकर्ता यादी कशी निर्दिष्ट करावी
- मेल विलीनीकरण दस्तऐवज तयार करा किंवा संपादित करा
- आपल्या दस्तऐवजात विलीन फील्ड घाला
- मेल विलीन दस्तऐवज पहा
- विलीन केलेल्या कागदपत्रांचे पूर्वावलोकन करा
- मेल मर्ज दस्तऐवज अंतिम करा
एक्सेलमधील डेटा वर्डमध्ये विलीन करण्यास शिका
मायक्रोसॉफ्ट वर्ड आणि एक्सेल मधील मेल मर्ज वैशिष्ट्य समान दस्तऐवज पाठविण्याची प्रक्रिया सुलभ करते - परंतु वैयक्तिकृत बदलांसह - कित्येक प्राप्तकर्त्यांकडे. मेल मर्जमध्ये, एक दस्तऐवज (उदाहरणार्थ, एक पत्र) डेटा स्त्रोत दस्तऐवजासह एकत्रित केले जाते, जसे की स्प्रेडशीट. हे कसे करावे ते येथे आहे.
या लेखामधील सूचना वर्ड फॉर मायक्रोसॉफ्ट 365, वर्ड 2019, वर्ड 2016, वर्ड 2013, आणि वर्ड 2010 वर लागू आहेत.
मेल विलीनीकरणासाठी डेटा तयार करा
वर्ड मेल विलीन वैशिष्ट्य एक्सेलच्या डेटासह अखंडपणे कार्य करते. आपण वर्डमध्ये डेटा स्रोत तयार करू शकता, तर हा डेटा वापरण्यासाठी पर्याय मर्यादित आहेत. आपल्याकडे एखाद्या स्प्रेडशीटमध्ये मेलिंग यादी डेटा असल्यास, वर्डच्या डेटा स्रोतामध्ये माहिती पुन्हा टाइप करणे आवश्यक नाही.
आपण कोणतीही विशेष तयारी न करता वर्ड मेल मर्ज फंक्शनमध्ये कोणतीही एक्सेल वर्कशीट वापरू शकता. मेल विलीन प्रक्रियेत त्रुटी टाळण्यासाठी, स्प्रेडशीटमध्ये डेटा आयोजित करणे चांगले आहे.
आपण मेल विलीनीकरण प्रारंभ करण्यापूर्वी आपण स्प्रेडशीटमध्ये कोणतेही बदल करणे पूर्ण झाल्याचे सुनिश्चित करा. एकदा विलीनीकरण प्रारंभ झाल्यानंतर, कोणतेही बदल केल्यास मेल विलीनीकरणात त्रुटी उद्भवू शकतात.
स्प्रेडशीट डेटा आयोजित करा
आपला एक्सेल मेलिंग यादी डेटा पंक्ती आणि स्तंभांमध्ये व्यवस्थापित करा. प्रत्येक रांगेला एकच रेकॉर्ड आणि प्रत्येक स्तंभ आपण आपल्या दस्तऐवजात समाविष्ट करणार असलेल्या क्षेत्राचा विचार करा.
- सर्व डेटा एकाच पत्रकावर ठेवा: मेल विलीनीकरणासाठी आपण वापरू इच्छित असलेला मेलिंग यादी डेटा एका पत्रकावर असणे आवश्यक आहे. हे एकाधिक पत्रकात पसरल्यास, पत्रके एकत्र करा किंवा एकाधिक मेल विलीनीकरण करा. तसेच, हे सुनिश्चित करा की पत्रके स्पष्टपणे नावे देण्यात आली आहेत, कारण आपण ती पाहू शकल्याशिवाय आपण वापरू इच्छित असलेला एक निवडावा लागेल.
- शीर्षलेख पंक्ती तयार करा: आपण मेल विलीनीकरणासाठी वापरू इच्छित असलेल्या शीटसाठी शीर्षलेख पंक्ती तयार करा. शीर्षलेख पंक्ती ही एक पंक्ती असते ज्यामध्ये लेबले असतात ज्याखालील पेशींमधील डेटा ओळखतात. एक्सेलला डेटा आणि लेबलांमध्ये फरक करणे सोपे करण्यासाठी, ठळक मजकूर, सेल सीमा आणि सेल शेडिंग वापरा जे शीर्षलेख पंक्तीसाठी अद्वितीय आहेत. तसेच, आपण निवडलेले शीर्षलेख विलीन फील्डच्या नावांशी जुळत आहेत हे देखील सुनिश्चित करा, यामुळे त्रुटी देखील उद्भवण्याची शक्यता कमी होईल.
- संख्यात्मक डेटा बरोबर फॉर्मेट करा: हे सुनिश्चित करा की रस्त्यांचे क्रमांक आणि पिन कोड यासारख्या गोष्टी योग्य प्रकारे स्वरूपित केल्या आहेत जेव्हा मेल विलीन पूर्ण झाल्यावर ते कसे दिसू शकतात. संख्यांचे चुकीचे स्वरूपन केल्यामुळे विलीनीकरणात त्रुटी उद्भवू शकतात.
मेल विलीनीकरण प्राप्तकर्ता यादी कशी निर्दिष्ट करावी
आपल्या मेलिंग यादीसह आपल्या तयार केलेल्या एक्सेल वर्कशीटला आपल्या वर्ड दस्तऐवजासह कसे जोडावे ते येथे आहे:
-
शब्दात दस्तऐवज उघडा आपण आपले मेल विलीन टेम्पलेट म्हणून वापराल. हे नवीन कागदजत्र किंवा विद्यमान दस्तऐवज असू शकते. निवडा मेलिंग्ज > मेल विलीनीकरण प्रारंभ करा.
-
आपण चालवू इच्छित असलेल्या प्रकारचे विलीनीकरण निवडा. आपले पर्याय आहेत
- पत्रे
- ईमेल संदेश
- लिफाफे
- पत्रे
- निर्देशिका
आपण प्राधान्य दिल्यास, आपले मेल विलीनीकरण तयार करण्यासाठी आपण मेल मर्ज विझार्ड देखील वापरू शकता. या उदाहरणासाठी, आम्ही स्वतः मेल विलीन तयार करण्याच्या चरणांवरुन जाऊ.
-
मग, वर जा मेलिंग्ज टॅब आणि निवडा प्राप्तकर्ते निवडा > विद्यमान यादी वापरा.
-
नेव्हिगेट करा आणि आपण मेल विलीनीकरणासाठी तयार केलेली एक्सेल फाइल निवडा, नंतर निवडा उघडा.
-
जर वर्ड आपल्याला प्रॉम्प्ट करेल तर निवडापत्रक 1 $ > ठीक आहे.
आपल्या एक्सेलमध्ये स्तंभ शीर्षलेख असल्यास, निवडा डेटाच्या प्रथम पंक्तीमध्ये स्तंभ शीर्षलेख असतात चेक बॉक्स
मेल विलीनीकरण दस्तऐवज तयार करा किंवा संपादित करा
आपण वर्डमध्ये तयार करत असलेल्या मेल मर्ज दस्तऐवजाशी कनेक्ट केलेले आपल्या एक्सेल स्प्रेडशीटसह, आपला वर्ड दस्तऐवज संपादित करण्याची वेळ आली आहे.
आपण यावेळी एक्सेलमध्ये आपल्या डेटा स्रोतामध्ये बदल करू शकत नाही. डेटामध्ये बदल करण्यासाठी, एक्सेलमध्ये डेटा स्रोत उघडण्यापूर्वी वर्डमध्ये दस्तऐवज बंद करा.
आपल्या दस्तऐवजात विलीन फील्ड घाला
शब्दात, निवडा मेलिंग्ज > विलीन फील्ड घाला दस्तऐवजात स्प्रेडशीटमधून माहिती खेचणे. आपण जोडू इच्छित फील्ड निवडा (प्रथम नाव, आडनाव, शहर, राज्य किंवा अन्य), नंतर निवडा घाला.
मेल विलीन दस्तऐवज पहा
कागदजत्रात विलीन फील्ड समाविष्ट करताना शब्द डेटा स्त्रोताचे स्वरूपण ओव्हर करत नाही. जर आपल्याला तिर्यक, ठळक किंवा अधोरेखित सारखे स्वरूपन लागू करायचे असेल तर ते वर्डमध्ये करा.
फील्ड्ससह दस्तऐवज पहात असताना, आपल्याला जेथे स्वरूपण लागू करायचे असेल तेथे फील्डच्या दोन्ही बाजूंनी दुहेरी बाण निवडा. दस्तऐवजात विलीन केलेला डेटा पहात असताना आपण बदलू इच्छित मजकूर हायलाइट करा.
कोणतेही स्वरूपन बदल आपण विलीन केलेले कागदजत्र नव्हे तर सर्व विलीन केलेल्या कागदजत्रांमध्ये केले जातात.
विलीन केलेल्या कागदपत्रांचे पूर्वावलोकन करा
विलीन केलेल्या कागदजत्रांचे पूर्वावलोकन करण्यासाठी, वर जा मेलिंग्ज > पूर्वावलोकन परिणाम. हे बटण टॉगल स्विचसारखे कार्य करते, म्हणून आपण केवळ फील्ड आणि त्यामधील डेटा न पाहता परत जाऊ इच्छित असाल तर ते पुन्हा दाबा.
मेलिंग टॅबवरील बटणे वापरून विलीन केलेल्या कागदजत्रांमधून नेव्हिगेट करा. ते डावीकडून उजवीकडे आहेत:प्रथम रेकॉर्ड, मागील रेकॉर्ड, रेकॉर्ड वर जा, पुढील रेकॉर्ड, आणि शेवटची नोंद.
आपण दस्तऐवज विलीन करण्यापूर्वी, सर्व काही योग्यरित्या विलीन केले गेले आहे हे सत्यापित करण्यासाठी त्या सर्वांचे पूर्वावलोकन करा. विलीन केलेल्या डेटाभोवती विरामचिन्हे आणि अंतरांकडे विशेष लक्ष द्या.
मेल मर्ज दस्तऐवज अंतिम करा
आपण कागदजत्र विलीन करण्यास तयार असता तेव्हा आपल्याकडे दोन पर्याय असतातः
- कागदजत्र मुद्रित करा: प्रिंटरमध्ये कागदजत्र विलीन करा. आपण हा पर्याय निवडल्यास, दस्तऐवज प्रिंटरवर कोणत्याही प्रकारचे बदल न करता पाठविले जातात. हे करण्यासाठी, निवडा मेलिंग्ज > समाप्त आणि विलीन करा > कागदजत्र मुद्रित करा.
- वैयक्तिक कागदपत्रे संपादित करा: आपल्याला काही किंवा सर्व कागदपत्रे वैयक्तिकृत करण्याची आवश्यकता असल्यास (वैयक्तिकृत नोट्ससाठी डेटा स्रोतामध्ये एक नोट फील्ड जोडणे हा एक पर्याय आहे) किंवा आपण मुद्रण करण्यापूर्वी इतर बदल केले असल्यास, प्रत्येक स्वतंत्र दस्तऐवज संपादित करा. हे करण्यासाठी, निवडा मेलिंग्ज > समाप्त आणि विलीन करा > वैयक्तिक कागदपत्रे संपादित करा.
आपण कोणती पद्धत निवडता, आपल्याला एक संवाद बॉक्स सादर केला जाईल जिथे आपण वर्डला सर्व रेकॉर्ड, विद्यमान रेकॉर्ड किंवा रेकॉर्डची श्रेणी विलीन करण्यास सांगू शकता. आपण मुद्रित करू इच्छित रेकॉर्ड निवडा, नंतर निवडाठीक आहे.
आपण श्रेणी विलीन करू इच्छित असल्यास, विलीनीकरणात आपण समाविष्ट करू इच्छित रेकॉर्डसाठी प्रारंभ क्रमांक आणि अंतिम क्रमांक प्रविष्ट करा, नंतर निवडाठीक आहे.
